Vasaras sezona uzņēmumos bieži nozīmē mainīgu darba ritmu un lielāku kolēģu prombūtni. Tomēr klientu vajadzības nemazinās – viņi sagaida savlaicīgas atbildes, risinājumus un profesionālu servisu arī tad, kad daļa komandas ir atvaļinājumā.
Lai nerastos komunikācijas pārtraukumi un nepaliktu neatbildēti e-pasti, ir būtiski jau laikus izplānot, kā Jūsu uzņēmums organizēs informācijas apriti un atbildību sadali šajā laikā.
2 vienkārši, bet efektīvi risinājumi
1. Automātiskā e-pasta atbilde (Out of Office)
Norādiet, ka esat atvaļinājumā, miniet atgriešanās datumu un pievienojiet kolēģu kontaktinformāciju, ar kuriem var sazināties steidzamos jautājumos.
Kā izveidot automātisko e-pasta atbildi.
Piemērs, kuru varat izmantot un nokopēt kā ziņu, aizpildot to ar savu informāciju automātiskas e-pasta atbildes gadījumā.
Subject: Esmu atvaļinājumā. Atgriezīšos darbā [DATUMS]
E-pasts:
Sveiki!
Paldies par Jūsu ziņu. Es šobrīd baudu atvaļinājumu un atgriezīšos darbā [DATUMS].
Kamēr esmu prom, Jums ar prieku palīdzēs mans kolēģis / kolēģe [KOLĒĢA VĀRDS], ar kuru var sazināties pa e-pastu: [E-PASTS] vai tālruni: [TĀLRUNIS].
Ar sveicieniem,
[VĀRDS]
Subject: Esmu atvaļinājumā. Atgriezīšos darbā [DATUMS]
Labdien,
Paldies par Jūsu ziņu.
Šobrīd esmu atvaļinājumā līdz [DATUMS] tādēļ, iespējams, nespēšu savlaicīgi atbildēt uz Jūsu e-pastu. Uz Jūsu e-pastu atbildēšu pēc atgriešanās no atvaļinājuma.
Ja Jūsu jautājums ir steidzams vai prasa tūlītēju risinājumu, lūdzu, sazinieties ar manu kolēģi [VĀRDS UZVĀRDS], rakstot uz [E-PASTS] vai zvanot pa tālruni [TĀLRUNIS].
Pateicos par sapratni un novēlu Jums veiksmīgu dienu!
Ar cieņu,
[VĀRDS UZVĀRDS]
[AMATS]
2. E-pasta pāradresācija
Pāradresējiet ienākošos e-pastus kolēģiem, kas var tos pārņemt Jūsu prombūtnes laikā. Tas nodrošinās, ka klientu jautājumi tiek risināti savlaicīgi.
Kā izveidot e-pasta pāradresāciju.
Pirms doties atvaļinājumā – pārbaudiet!
Pēc automātiskās e-pasta atbildes izveides vai e-pasta pāradresācijas, iesakām to notestēt. Nosūtiet e-pastu, piemēram, no sava privātā e-pasta un pārbaudiet, vai saņēmāt automātisko atbildi. Pāradresācijas gadījumā – vai kolēģis, uz kuru e-pasts ir pāradresēts prombūtnes laikā to saņēma.
Abi risinājumi palīdz uzturēt labu servisa līmeni, klientu apmierinātību un uzticību Jūsu zīmolam.